Come ogni anno entro fine marzo è necessario, se per trattare i dati personali vengo utilizzati strumenti elettronici, aggiornare il DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza); uno degli adempimenti previsti dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

La redazione e l’aggiornamento del DPS hanno come obiettivo quello di indurre il titolare del trattamento a fare il punto della situazione per quanto riguarda lo stato della sicurezza dei dati in azienda.

In generale il DPS, oltre a dover riportare indicazioni in merito alle finalità del trattamento dei dati e alla natura degli stessi, deve elencare i trattamenti effettuati sui dati personali e le altre eventuali strutture che partecipano al trattamento dei dati. All’interno del Documento devono poi essere descritti gli strumenti utilizzati per il trattamento dei dati e quelli utilizzati per accedervi, la rete che collega tali strumenti, la banca dati e il luogo di custodia della stessa. Quasi tutte le associazioni di categoria hanno realizzato strumenti informatici per supportare gli associati nella realizzazione e nell’aggiornamento del DPS.

La mancata redazione e il mancato aggiornamento del DPS possono comportare sanzioni sia amministrative che penali.